Compliance verpflichtet

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die in ihrem Arbeitsumfeld geltenden Gesetze, Vorschriften sowie die internen Richtlinien einzuhalten. Gesetzesverstöße als auch Verstöße gegen interne Regelungen sind unbedingt zu vermeiden. 595° Solutions erwartet von allen Mitarbeitern, dass sie das Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit schützen und fördern. Bei privaten Meinungsäußerungen von Mitarbeitern in der Öffentlichkeit ist zu gewährleisten, dass nicht der Eindruck erweckt wird, es handle sich um Stellungnahmen des Unternehmens.

595° Solutions Produkte werden unter strenger Beachtung unserer Qualitätsvorgaben hergestellt. Ein Höchstmaß an Produktsicherheit erreichen wir durch ein optimales Qualitätsmanagementsystem und eine konsequente Null-Fehler-Strategie. Sämtliche gesetzlichen und internen Regeln zur Produktsicherheit sind als Ausdruck unserer umfassenden Produktverantwortung genauestens einzuhalten. Mitarbeiter haben die zuständigen Fachabteilungen ohne Zögern über Sicherheitsbedenken zu informieren, sodass alles Notwendige zum Schutz unserer Kunden veranlasst werden kann.

595° Solutions verfolgt seine Unternehmensziele unter Beachtung der Regeln des freien und fairen Wettbewerbs. Daher ist die Einhaltung aller nationalen und internationalen gesetzlichen Vorgaben des Wettbewerbs- und Kartellrechts ein grundlegendes Prinzip unseres Handelns auf allen Unternehmensebenen. Mitarbeiter dürfen sich an keinerlei kartellrechts-rechtswidrigen Verhaltensweisen beteiligen. Das bedeutet im Einzelnen:

Mitarbeiter dürfen mit Wettbewerbern keine kartellrechtswidrigen Vereinbarungen treffen oder ihr Verhalten im Markt mit Wettbewerbern abstimmen. Auch das einseitige Offenlegen von sensiblen bzw. strategischen Informationen gegenüber Wettbewerbern, wie etwa alle Arten von Preisinformationen (Nettopreise, Bruttopreise, Preislisten etc.), Preiserhöhungen, Kapazitätsauslastungen, Auftragseingänge, künftige Vorhaben kann bereits zu einem Kartellrechtsverstoß führen.

Das Kartellrecht verbietet jede Beschränkung des Wettbewerbs, also alle Maßnahmen, die darauf gerichtet sind, die Risiken des freien und ungehinderten Wettbewerbs zu vermindern. Verboten sind beispielsweise die Abstimmung von Preisen, die Aufteilung von Märkten (nach Kunden oder Gebieten) sowie die Festlegung von Marktanteilen der einzelnen Wettbewerber.

Auch im Verhältnis gegenüber Kunden und Lieferanten sind Vereinbarungen, welche die wettbewerbliche Handlungsfreiheit einschränken, verboten.

Dazu zählen insbesondere Beschränkungen der Freiheit von Kunden, Lieferbedingungen oder Preise selbstständig festzulegen. Auch bestimmte Formen von Alleinbelieferungspflichten, Beschränkungen des Kundenkreises, Ausschließlichkeitsbindungen, Wettbewerbsverbote oder Verwendungsbeschränkungen können unzulässig sein

Die Mitgliedschaft in Verbänden und Unternehmensvereinigungen ist häufig sinnvoll, teilweise sogar unabdingbar. Gleichwohl ist hiermit das Risiko verbunden, gegen kartellrechtliche Vorschriften zu verstoßen. Denn häufig sind dort auch Wettbewerber von 595° Solutions vertreten, sodass es zu einem kartellrechtlich relevanten Austausch von Marktinformationen kommen kann. Gleiches gilt für die Teilnahme an Branchentreffen.

Mitarbeiter dürfen nur an solchen Veranstaltungen teilnehmen, die zulässige Zwecke verfolgen. Sollte es im Rahmen einer Veranstaltung zum unzulässigen Informationsaustausch zwischen anderen Unternehmen kommen, haben sich Mitarbeiter eindeutig von diesem Informationsaustausch zu distanzieren, indem sie dagegen protestieren, ihren Protest protokollieren lassen und die entsprechende Veranstaltung unverzüglich verlassen.

Bei bestimmten Produktgruppen kann 595° Solutions aus Sicht des Kartellrechts als marktbeherrschend angesehen werden und unterliegt in einem solchen Fall besonderen kartellrechtlichen Regeln. Bei einer marktbeherrschenden Stellung sind die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere des Kartellrechts, einzuhalten.

Ein marktbeherrschendes Unternehmen verhält sich insbesondere dann kartellrechtswidrig, wenn es seine Marktmacht missbraucht. Ein solcher Missbrauch kann in einer sachlich nicht gerechtfertigten Ungleichbehandlung von Kunden, der Verweigerung der Belieferung oder der Gewährung von Treuerabatten liegen.

Bei unseren internationalen Aktivitäten beachten wir sämtliche Regeln des Außenwirtschafts-, Steuer- und Zollrechts derjenigen Länder, in denen wir geschäftlich tätig sind. Jeder Mitarbeiter hat diese Kontrollbestimmungen zu beachten, wenn Produkte gekauft, hergestellt oder in den Verkehr gebracht werden. Exportkontrollen gelten in der Regel nicht nur bei der Lieferung von Waren, sondern auch bei der Erbringung von Dienstleistungen oder der Übertragung von Technologie.

Alle Mitarbeiter, die mit dem Import und Export von Waren und sonstigen grenzüberschreitenden Transaktionen betraut sind, haben die geltenden Handelskontrollgesetze einzuhalten. Im Einklang mit den jeweils geltenden Vorschriften ist stets zu gewährleisten, dass etwa erforderliche behördliche Genehmigungen eingeholt werden. Auch sind die Kriegswaffenkontrollgesetze einzuhalten.

595° Solutions bekennt sich bei geschäftlichen Transaktionen zu hohen ethischen Standards. Unlautere Verhaltensweisen der Mitarbeiter und Geschäftspartner werden nicht geduldet.

Es dürfen keine unlauteren Vorteile gefordert, angenommen, angeboten oder gewährt werden.

Als Vorteil gelten jegliche Arten von Zuwendungen, auf die kein Anspruch besteht und welche die Lage des Begünstigten wirtschaftlich, rechtlich oder persönlich objektiv verbessern. Hierzu können nicht nur Bargeldzahlungen, sondern auch jede Art von Geschenken, Einladungen zu Veranstaltungen und sonstige Vergünstigungen im privaten Bereich zählen. Als Vorteile können außerdem Zuwendungen angesehen werden, die an nahestehende Dritte erbracht werden, beispielsweise an Ehegatten, Lebenspartner, Freunde oder Verwandte.
Unlauter ist ein Vorteil dann, wenn unter Berücksichtigung sämtlicher im Einzelfall gegebenen Umstände und Verhältnisse, insbesondere der Anlass der Annahme bzw. Gewährung eines Vorteils sowie die persönliche Stellung des Begünstigten, nicht üblich und angemessen ist. Dies ist beispiels-weise dann der Fall, wenn ein Vorteil zur Beeinflussung von Geschäftsentscheidungen dienen soll.

Die Annahme oder Gewährung von Geschenken oder anderen vergleichbaren Vorteilen ist zulässig, sofern diese einen Wert von 15 Euro nicht überschreiten und es sich um keine unlauteren Vorteile handelt.

Die Annahme oder das Aussprechen von Einladungen zu Geschäftsessen oder Veranstaltungen ist zulässig, sofern diese angemessen, eindeutig geschäftlich geprägt sind und es sich um keine unlauteren Vorteile handelt.

In allen Zweifelsfällen ist stets unverzüglich der Compliance Beauftragte einzubinden.

Auch bei der Beauftragung Dritter (zum Beispiel Berater, Makler, Sponsoren, Vertreter oder andere Vermittler), die für 595° Solutions im Geschäftsverkehr tätig sind, muss dafür Sorge getragen werden, dass diese ihrerseits keine unlauteren Geschäftspraktiken an den Tag legen.

Dritte dürfen von Mitarbeitern insbesondere nicht zur Umgehung der oben genannten Regelungen genutzt werden.

Lieferanten sind aufgrund sachlicher Erwägungen – etwa Preise, Qualität, Leistungsfähigkeit – auszuwählen. Die Beziehungen zu ihnen basieren auf Vertrauen und Ehrlichkeit. Angebote werden fair und unvoreingenommen geprüft, persönliche und unsachliche Gründe bleiben bei der Entscheidungsfindung unberücksichtigt.

Spenden und Sponsorentätigkeiten müssen transparent und nachvollziehbar sein, sie dürfen nicht für unrechtmäßige Zwecke missbraucht werden. Insbesondere dürfen Dritten unter dem Deckmantel von Spenden und Sponsorentätigkeiten keine unlauteren Vorteile verschafft werden.

Die Vergabe wesentlicher Spenden bedarf der Zustimmung der Geschäftsführung. Eine Spende ist wesentlich in diesem Sinne, wenn die Wertgrenze von 5.000 Euro überschritten wird. Grundsätzlich unzulässig sind Spenden an Einzelpersonen und auf private Konten.

Bei Sponsorentätigkeiten muss die Höhe der Leistungen in einem angemessenen Verhältnis zu den mit der Sponsorentätigkeit verbundenen Vorteilen, also insbesondere der erwarteten Werbewirkung, stehen.

Jede Form der Unternehmenskommunikation, die zur Veröffentlichung bestimmt ist, muss gesetzeskonform sein und internationalen Standards genügen. Insbesondere für Geschäftsberichte sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung einzuhalten, so dass Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig sowie zeit- und systemgerecht sind.

Die Annahme von Barzahlungen ist grundsätzlich untersagt. Wesentliche Barzahlungen bedürfen der Zustimmung der Geschäftsführung. Eine Barzahlung ist wesentlich in diesem Sinne, wenn die Wertgrenze von 15.000 Euro überschritten wird.

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie alle sonstigen vertraulichen Informationen, von denen Mitarbeiter im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben Kenntnis erlangen, sind geheim zu halten. Solche Informationen sind vor dem Einblick Dritter und nicht beteiligter Mitarbeiter in geeigneter Weise zu schützen. Dies gilt insbesondere für Informationen über Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und andere Dritte als auch für unternehmensinterne Informationen. Die Verpflichtung zur Wahrung der Geheimhaltung gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.

Der Schutz personenbezogener Daten und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung sind für 595° Solutions wichtige Anliegen. Bei der Verwendung persönlicher Daten im Geschäftsverkehr ist der Schutz der Privatsphäre zu beachten und die Sicherheit aller Geschäftsdaten zu gewährleisten. Personenbezogene Daten sowie alle Geschäftsdaten sind durch geeignete technische Maßnahmen vor dem Zugriff Unberechtigter zu schützen.

Lieferanten sind aufgrund sachlicher Erwägungen – etwa Preise, Qualität, Leistungsfähigkeit – auszuwählen. Die Beziehungen zu ihnen basieren auf Vertrauen und Ehrlichkeit. Angebote werden fair und unvoreingenommen geprüft, persönliche und unsachliche Gründe bleiben bei der Entscheidungsfindung unberücksichtigt.

Alle Mitarbeiter sind für den Erhalt und die sachgerechte Verwendung betrieblichen Eigentums verantwortlich. 595° Solutions Eigentum darf nur im allgemein üblichen Umfang für private Zwecke genutzt werden und nur für berufliche Zwecke aus dem räumlichen Bereich des Unternehmens entfernt werden.

595° Solutions versteht es als zentrale Aufgabe, technischen Fortschritt im Einklang mit der Umwelt zu gestalten und Gefährdungen für Mensch und Umwelt zu vermeiden. Dies erfordert die Einhaltung aller geltenden gesundheits-, arbeits- und umweltschutzrelevanten Vorgaben sowie die Einhaltung aller sonstigen internen Richtlinien zum Gesundheits-, Arbeits- und Umweltschutz.

Sollten im Zusammenhang mit den in diesem Business Code angesprochenen Themen Auslegungsfragen oder Rechtsunsicherheiten bestehen sowie im Fall der Beobachtung von Verstößen, können Mitarbeiter sich zur Klärung an ihren Vorgesetzten oder den Compliance Beauftragten wenden. Mitteilungen von Mitarbeitern werden vertraulich behandelt, sofern dies vom Mitarbeiter gewünscht wird.

Bei der Einhaltung dieses Business Code trägt die Geschäftsführung und die Führungskräfte der 595° Solutions Gruppe eine besondere Verantwortung. Sie haben in angemessener Weise sicherzustellen, dass in ihrem Verantwortungsbereich keine Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien oder diesen Business Code geschehen, die durch ordnungsgemäße Erfüllung der Aufsichts- und Organisationspflichten verhindert oder erschwert werden hätten können, und etwaige Verstöße festgestellt, verfolgt und abgestellt werden.

Dies entbindet jedoch die Mitarbeiter nicht von ihrer eigenen Verantwortung. Jeder einzelne Mitarbeiter muss für sein persönliches Verhalten einstehen.

Die Einhaltung dieses Business Code wird durch regelmäßige Audits überprüft.

595° Solutions behält sich arbeitsrechtliche Maßnahmen bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, interne Regelungen oder diesen Business Code vor.

595° Solutions legt größten Wert auf eine effektive und transparente Compliance-Organisation. Zu diesem Zweck wurde Verena Beege zu unserer Compliance-Beauftragten bestellt. Frau Beege untersteht in allen Compliance-Angelegenheiten unmittelbar der Geschäftsleitung und wird dieser regelmäßig über den Stand der Compliance-Organisation und die Umsetzungspraxis dieser Richtlinien berichten.
Die Compliance-Beauftragte soll in allen Zweifelsfällen hinsichtlich dieser Richtlinie von Mitarbeitern um Rat ersucht werden. Sie erreichen die Compliance-Beauftragte unter:

Verena Beege
Telefon: +49 911 9662-283
compliance@fiveninefive.com